Die Corona-Krise hat vielen Unternehmen schlagartig vor Augen geführt, dass ihre Mitarbeiter auch vom Homeoffice aus sehr produktiv sind. Das dürfte in Zukunft den Spielraum für flexible Arbeitsformen erweitern. Denn endlich hat sich bis in die Chefetagen herumgesprochen: Was zählt, ist die Leistung und nicht die Präsenz.
Ganz ohne Anlaufschwierigkeiten ging diese rasante Umstellung allerdings nicht vonstatten. Unternehmen haben schnell gemerkt, dass eine entsprechende IT-Infrastruktur entscheidend ist, um von zu Hause aus in gleicher Qualität tätig sein zu können, wie im Büro. Und ein gewisses Maß an Kontrolle. Gemeint sind damit die Sicherheitsstandards, die einzuhalten sind, wenn Mitarbeiter beispielsweise aufs Firmennetzwerk zugreifen. Speziell in dieser Beziehung haben die ersten Homeoffice-Wochen in der Coronakrise teils gravierende Mängel aufgezeigt.
Deshalb haben wir auf Basis unserer Erfahrungen für Sie 5 Tipps zusammengestellt, damit Ihre Mitarbeiter auch von zu Hause aus optimal arbeiten können und gleichzeitig Ihre Daten geschützt sind.
Tipp Nr. 1: Private Hardware am Limit
Aus der Not heraus waren gerade in der Anfangsphase der Coronakrise viele Mitarbeiter gezwungen, auf ihren privaten PCs zu arbeiten. Spätestens bei den ersten Video-Konferenzen wurde deutlich, dass dabei auch die Hardware dieser Geräte ganz schön gefordert ist. Ältere Laptops beispielsweise sind nicht in der Lage, in Sachen Bild- oder Tonqualität mit modernen Standards mit zu halten. Am Ende leidet darunter das ganze Team, das an einer Besprechung teilnimmt.
Gerade für Mitarbeiter, die nicht in Kurzarbeit sind, sondern über viele Stunden am Tag hochkonzentriert am PC sitzen, ist es darüber hinaus wichtig, die möglichst gleichen Arbeitsplatzbedingungen wie im Büro vorzufinden. Wer es beispielsweise gewohnt ist, auf zwei Monitoren zu arbeiten, kann den Rückschritt zu einem kleinen Laptop-Bildschirm nur schwer kompensieren.
Einer aktuellen Bitkom-Studie zufolge sind sogar fast 40 Prozent der Mitarbeiter nicht ausreichend für eine Arbeit daheim gerüstet. Sollten Sie Ihren Mitarbeitern auch in Zukunft die Möglichkeit zu Homeoffice-Tagen einräumen, wäre es wichtig, sicherstellten, dass die „Home-PCs“ heutigen Mindestanforderungen und ergonomischen Ansprüchen gerecht werden.
Am Heim-PC ergonomisch und professionell arbeiten? So klappt’s!
Wenn Ihre Mitarbeiter im Homeoffice am Laptop arbeiten, sollten gewisse ergonomische Mindeststandards erfüllt werden. Dazu gehört vor allem ein externer Monitor, der wesentlich mehr Übersichtlichkeit schafft und es erlaubt, den geforderten Arbeitsabstand einzuhalten.
Fast alle Laptops bieten eine integrierte Frontkamera. Wer an vielen Videokonferenzen teilnimmt, sollte sich überlegen, eine zusätzliche Webcam mit hochauflösendem Sensor, ordentlichem Objektiv und Mikrofon anzuschaffen. Headsets bzw. Kopfhörer können ebenfalls hilfreich sein. Gerade für Konferenzräume gilt: Schaffen Sie sich auf jeden Fall die geeignete Hardware inklusive Webcam und Konferenzlautsprecher an!
Tipp Nr. 2: Uploadgeschwindigkeiten überprüfen
Die meisten Mitarbeiter, die gezwungen waren, plötzlich von Zuhause aus zu arbeiten, haben zwar eine verhältnismäßig gute Internetanbindung. Allerdings erwies sich diese bis zu einem gewissen Grad als Einbahnstraße. „Wir sind auf viele Produkte gestoßen, die fast zu 100 % auf private User und damit auf hohe Downloadgeschwindigkeiten abzielen. Zum abendlichen Netflix-Schauen oder für die Videospiel-Abenteuer der Kinder sind diese zwar ausreichend.
Die Uploadgeschwindigkeiten, die im Businessbereich notwendig sind, waren aber zum Teil absolut unbrauchbar“, erklärt Martin Peball, Geschäftsführer von NET-Solutions. Manche Anbieter haben aus diesem Grund sogar von sich aus vorübergehend die Uploadgeschwindigkeit ihrer Privatkunden als kostenlose Service deutlich erhöht. Allerdings bei weitem nicht alle.
Als Richtwert gilt: Wer von zu Hause aus arbeitet und regelmäßig größere Datenmengen über Cloud-Dienste mit seinen Kollegen austauscht oder an Videokonferenzen teilnimmt, sollte zumindest eine Uploadgeschwindigkeit von 5 Mbit/s zur Verfügung haben. „Das gilt übrigens auch für alle, die daheim auf Voice-over-IP-Telefonie zurückgreifen“, ergänzt Peball. „Wir haben das bei vielen Unternehmen umgesetzt und schnell gemerkt, dass nur eine entsprechend gute Internetverbindung auch eine hohe Sprachqualität garantiert.“
Das nächste Problem: Um ihre Videokonferenz möglichst ohne Kinderlärm im Hintergrund zu überstehen, haben viele Eltern ihren Nachwuchs erlaubt, in dieser Zeit Onlinepartien auf der Spielekonsole auszutragen oder einen Film zu streamen. Doch wenn alle gleichzeitig online sind, kann es schnell knapp werden mit der Bandbreite. Damit die Konferenz nicht ruckelt, empfiehlt sich in solchen Fällen ein sogenanntes Quality of Service (QoS), das den Datenfluss priorisiert und festlegt, welches Gerät im Heimnetz bevorzugt werden soll.
Eine weitere Fehlerquelle könnte das W-Lan sein. Oft ist das Gerät einfach schon zu alt oder in der hintersten Ecke der Wohnung versteckt, was natürlich auf die Bremse drückt.
Netflix geht aber bei der Videokonferenz hakt es?
Wenn bei einem Mitarbeiter immer wieder der Ton in der Videokonferenz abbricht, liegt es wahrscheinlich an der Uploadgeschwindigkeit seines Internets. Viele haben sich bisher im privaten Bereich rein um möglichst gute Downloadbedingungen gekümmert. Wer hier nachschärfen muss, kann meist direkt bei seinem Anbieter problemlos über die Hotline oder direkt übers Internet seinen Tarif anpassen.
Tipp Nr. 3: Sicherheitslücken beheben
Wird der private PC eines Mitarbeiters plötzlich als Arbeitsgerät verwendet, sollten umgehend höhere Sicherheitsansprüche dafür gelten. Genau das war allerdings bei vielen nicht der Fall. Zahlreiche Unternehmen sahen sich in der Coronakrise damit konfrontiert, dass das Thema Virenschutz bei den Mitarbeitern zu Hause bis dato eine untergeordnete Rolle spielte. Kritische Updates für Betriebssysteme oder unternehmensrelevante Anwendungen wurden zu spät oder gar nicht installiert. Außerdem könnten sich viele Geräte bereits vor Beginn der Homeoffice-Phase Viren oder Trojanern „eingefangen“ haben.
Angreifern wird damit Tür und Tor geöffnet, um in die Unternehmens-Netzwerke einzudringen.
„Selbst Windows 7 Rechner sind uns untergekommen. Bekanntlich gibt es für diese seit Jänner 2020 nicht mal mehr Updates. Es ist also ein absolutes No-Go sich mit einem derartigen Gerät mit dem Firmennetzwerk zu verbinden“, so Martin Peball, Geschäftsführer von NET-Solutions.
Aus Datenschutzgründen sind Unternehmen sogar verpflichtet zu überprüfen, ob die Geräte, mit denen auf ein Firmennetzwerk zugegriffen wird, über einen entsprechenden Virenschutz verfügen. Ohne professionelles Patch Management ist das im Alltag schwer umsetzbar. Denn bei dem plötzlichen „Wildwuchs“ an mobilen Endgeräten verloren interne IT-Verantwortliche schnell den Überblick.
Doch wie können Unternehmen dieses Einfallstor möglichst sicher schließen? Am besten gelingt das mittel Managed Services, die die Wartung der IT aus der Ferne übernehmen und für eine sichere IT-Infrastruktur im Homeoffice sorgen. Konkret werden dabei sowohl die Software als auch entsprechende Sicherheitseinstellungen an alle Mitarbeiter verteilt. Ein professionelles Patch-Management garantiert, dass sämtliche Endgeräte stets auf dem neuesten Stand gehalten und permanent auf Schwachstellen hin geprüft werden. Eine Firewall schirmt sämtliche Rechner vor Angriffen von außen ab. Für die IT-Abteilung bedeutet das eine Automation von Routinearbeiten. Für Sie und Ihre Daten bedeutet das wesentlich mehr Sicherheit!
Sorge um Sicherheitslecks? Managed Services bieten schnelle Hilfe
Eine Vielzahl an Homeoffice-Mitarbeitern stellt für die IT-Sicherheit jedes Unternehmens eine echte Bewährungsprobe dar. Gerade klein- und mittelständige Betriebe sind durch die Coronakrise hier schnell an ihre Leistungsgrenzen gestoßen. Für sie empfiehlt sich mehr denn je ein Zurückgreifen auf Managed Services, die schnell das passende Know-how und die erforderlichen Tools bereitstellen können, um trotz Heimarbeit höchste IT-Sicherheit zu gewährleisten.
Tipp Nr. 4: VPN-Verschlüsselung ist ein Muss
Vereinfacht ausgedrückt ist eine VPN-Verschlüsselung jener Teil einer Software, der für eine gesicherte Verbindung ins Büro verantwortlich ist. Diese Verbindung wurde in den letzten Wochen zu einer wichtigen Lebensader, über die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf Dokumente und Daten aus diversen Datenbanken erhalten. Aufgabe der VPN (Virtual Private Networks)-Verschlüsselung ist es, diesen Datenverkehr im Unternehmensnetz zu sichern und dafür zu sorgen, dass die Daten nicht mehr von außerhalb einsehbar sind und nicht manipuliert oder abgefangen werden können.
Auch in diesem Bereich hat sich gezeigt, dass bei zahlreichen Unternehmen Handlungsbedarf besteht. So wird beispielsweise empfohlen, auf eine 2-Faktor-Authentifizierung zu setzen, um das Login besser abzusichern. Eine sehr einfache Maßnahme, die jedoch von den meisten nach wie vor verabsäumt wird.
Schnell hat sich außerdem gezeigt, dass bestehende VPN-Verbindungen dem plötzlichen Zugriff von deutlich mehr Mitarbeitern aus dem Homeoffice nicht gewachsen waren. Teilweise gab es einfach nicht genügend Hardware-Ressourcen um die VPN-Anfragen zu verarbeiten! Es empfiehlt sich deshalb, die VPN-Verbindung von einem Profi testen zu lassen und gegebenenfalls die Serverkapazitäten aufzustocken. Allerdings hat die Coronakrise auch aufgezeigt, dass gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen oft das interne IT-Know-how fehlt, um eine komplexe VPN-Infrastruktur aufzubauen. Rasche und langfristig eine sicher Abhilfe schaffen auch hier Managed Services.
So sperren Sie Ihr Firmennetzwerk vor unerwünschten Zugriffen
In der realen Welt achten Sie vermutlich sehr genau drauf, wer einen Schlüssel zum Firmengebäude erhält und bestehen drauf, dass es verlässlich abgeschlossen wird, wenn keiner mehr da ist. Für das Unternehmensnetzwerk gilt dasselbe! Nur eine VPN-Verschlüsselung garantiert ein für Dritte abgeschottetes Zugriffsystem, dass nur diejenigen hineinlässt, die über autorisierte Nutzerdaten verfügen.
Tipp Nr. 5: Datensicherung erlaubt keine Kompromisse
Die Arbeit in der Cloud gehört in vielen Unternehmen mittlerweile zum Alltag. Für sie ändert sich durch die vermehrte Homeoffice Tätigkeit der Mitarbeiter im Hinblick auf das Backup wenig – abgesehen darauf, dass es jetzt wirklich regelmäßig geprüft werden muss. Trotzdem kann es ganz schnell passieren, dass wichtige Daten im Homeoffice lokal produziert bzw. abgespeichert werden. Das ist aus mehreren Gründen problematisch. Unkontrollierte Kopien von Unternehmensdaten in den privaten Räumen der Mitarbeiter dürfte es laut geltenden Datenschutzbestimmungen gar nicht geben.
Hier kann eine zentrale Datensicherungslösung helfen, die Backups über die bestehenden VPN-Verbindungen durchzuführen. Moderne Backup-Lösungen verhindern also Datenverlust, der in jeder Branche ein Alptraum ist.
Sensible Daten im Homeoffice schützen
Nicht nur um DSGVO-konform zu arbeiten, sondern aus ureigenstem Interesse sollten Sie ein besonderes Augenmerk auf die Sicherung sensibler Daten legen. Garantieren Sie deshalb unbedingt regelmäßige Online-Backups!
Fazit
Zuerst musste alles ganz schnell gehen. Innerhalb weniger Tagen haben zahlreiche Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, um ihre Handlungsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Das ist verständlich. Doch schnell hat sich auch gezeigt, dass aus der Not heraus viele Kompromisse – speziell in Bezug auf das Thema Sicherheit – eingegangen wurden. Hier gilt es, dringend nachzubessern. Denn Cyber-Kriminelle werden weiterhin mit Hochdruck versuchen, die aktuelle Situation zu ihrem Vorteil auszunutzen.
Gerade für klein- und mittelständische Betriebe bedeutet das eine echte Herausforderung. Die Vielzahl an Geräten und Standorten ihrer Mitarbeiter hat in Homeoffice-Zeiten einen derartigen Wildwuchs verursacht, dass es beinahe unmöglich ist, den Überblick zu behalten. Abhilfe schaffen Managed Services, die die Wartung der IT aus der Ferne übernehmen und so für eine sichere und stabile IT-Infrastruktur sowie hohe Datensicherheit sorgen.
